Épületgépészeti kalkuláció
"Ki mint vet, úgy arat" - tartja a közmondás: a kalkulációs tevékenységnek azonban fontossága és nehézsége ellenére is csekély a megbecsültsége.
Eredeti| Installateur
|
Ez a cikk egy több éve indult, és jelenleg is folyamatban lévő kutatási-fejlesztési projekt nyomán készült. A cél a vállalati projektelőkészítés szervezésének hatékony keretek közé foglalása, illetve egy ezt segítő, "Excel-közeli" programcsomag kifejlesztése.
|
Cikkünk többéves kutatás-fejlesztési projekt nyomán készült, a cél a vállalati projektelőkészítés hatékony keretek közé foglalása.
| |
|---|
Nem ígérünk könnyű olvasmányt: írásunkat elsősorban vállalkozási feladatokat ellátó vezetőknek ajánljuk.
Személyi- és tárgyi alapfeltételek
A személyi alapfeltételek nyilvánvalóak: a kalkulátornak természetesen előnyös a szakmai alapismeretekben-, termék/technológia ismeretben-, számítástechnikában- és idegen nyelvekben való minél magasabb szintű jártasság. A kalkulációs folyamat mindazonáltal két szakember révén hatékonyabban megosztható
Eredeti| Installateur
|
(szervezési szakkifejezésekkel: csapatmunka, szinergia révén).
|
(csapatmunka, szinergia révén).
| |
|---|
A tárgyi feltételek első lépcsője egy ergonómikus munkahely. Esetenként a tervek kiterítésének igénye miatt nagyobb szabad asztalfelület szükséges. A számítástechnikai lehetőségek már egy jóval árnyaltabb kérdés. A hardware kiépítés tekintetében az egy gép + két monitor igen ritka megoldás, holott ilyen módon a hatékonyság viszonylag csekély befektetéssel jelentősen növelhető. Ma a Windows XP operációs rendszer alatt megvalósított hálózat a leggyakoribb, közös szerver- és internet hozzáféréssel. A vállalati számítógépes munkahelyeken sajnos igen gyakori probléma a felhasználói jogok túlkorlátozása: ennek negatív hatása a kreativitás és a motiváció elfojtásától egészen a munkavégzés ellehetetlenedéséig terjedhet.
Eredeti| Installateur
|
A kalkulációs munkahelynek minimálisan az alábbi szoftveres felszereltséggel szükséges rendelkeznie: fájl menedzser (ajánlott: Total Commander), szövegszerkesztő illetve táblázatkezelő (ajánlott: Microsoft Word és Excel 2003), fax- és email forgalom lekezelésére szolgáló programok (ajánlott: Microsoft Exchange Server, kisebb faxforgalomra VentaFax; The Bat! email kliens), internet böngésző (ajánlott: Mozilla Firefox), speciális adatállományok nézegetői (pl. PDF dokumentumok, AutoCAD állományok, raszteres képfájlok).
|
A kalkulációs munkahelynek minimálisan az alábbi szoftveres felszereltséggel szükséges rendelkeznie: fájlmenedzser, szövegszerkesztő, illetve táblázatkezelő, fax- és e-mailforgalom lekezelésére szolgáló programok, internetböngésző, speciális adatállományok nézegetői (pl. PDF dokumentumok, AutoCAD állományok, raszteres képfájlok).
| |
|---|
Speciális feladatként előfordulhat, hogy Excel alatt nem értelmezhető állományokat kell táblázattá szerkeszteni, ami csupán a fenti szoftverekkel már nem megoldható (pl. szöveges-, vagy kalkulációs célszoftver fájlformátumban rendelkezésre álló tervezői árazatlan költségvetés).
Kalkulációs folyamat
Rendszerünkben a kalkuláció folyamatát 9 részfeladatra osztottuk.
1., Pályázatok nyilvántartása és archiválása
Fontos tudni, hogy Excel táblázatban korlátozottan ugyan, de adatbázis kezelési funkciók is megvalósíthatóak. A legegyszerűbbek ezek közül: a keresés, az ABC rendezés, és a szűrés. Mindhárom funkció maradéktalanul kizárólag egy olyan, legegyszerűbb táblázati struktúra esetén használható ki, amikor az első („1” jelű) sorban kategória megnevezések szerepelnek, és alatta soronként az egyes összetartozó bejegyzések (rekordok). A cellák formázása (színezés, keretezés stb.) az említett funkciókra nincsenek hatással: emiatt ha az egyes rekordok jelölése szükséges, ezt inkább egy új adatoszlop bevezetésével célszerű megoldani.
Mindennemű nyilvántartásainkat tehát a fentiek szerinti egyszerű formátumú táblázatban érdemes megvalósítani. A pályázatok esetében a pályázati anyag beérkezésével, illetve az ajánlat kibocsátásával összefüggő információkat célszerű nyilvántartani. A regisztrálandó adatok meghatározásánál a vállalkozási feladatokat végző vezető információ igényét tekintsük a legfontosabb szempontnak: mennyiségben a "szükséges és elégséges" elvét alkalmazzuk!
Az archiválást egy kötött, a vállalat minden érintettje számára ismert könyvtárstruktúrában kell megvalósítani: erre az 1.sz. ábra ad példát. (A dátum könyvtárak az egyes leadási határidőknek megfelelőek.)
Eredeti| Installateur
|
| 
| 
|
|  |
|---|
2., Tervezői árazatlan költségvetés áttétele kalkulációs táblázatba
A tervezői árazatlan költségvetés (annak minőségétől függetlenül!) egy olyan dokumentum, amely a pénzügyi-műszaki egyeztetések során a "közös nevező" szerepét tölti be: emiatt fontos ajánlatunkban annak teljes, struktúra- és szöveghű szerepeltetése. A nyers kiírás azonban - mégha bármely táblázatos formátumú is - alkalmatlan a kalkulációs feladat elvégzésére. A közhiedelemmel ellentétben a (professzionális szintű) kalkuláció ugyanis nem merül ki az "anyag" és "díj" cellák kitöltésében!
A kalkulációs táblázatnak tartalmaznia kell minden olyan alapadatot, amely ahhoz szükséges, hogy pusztán ennek a fájlnak a megnyitásával minden, a projekttel és az ajánlattal összefüggő lényeges adat nyilvánvalóvá váljon.
3., Kalkulációs táblázat adatbázissá tétele, a költségvetés előzetes műszaki észrevételezése
Ennél a részfolyamatnál a feladat a költségvetés szakmai szempontú bejegyzéseinek elkészítése.
A műszaki megjegyzések ajánlati kísérőlevélben szerepeltetése azért nem célszerű, mivel ekkor külön feladattá válik a megjegyzések által érintett tételek beazonosítása. Sokszor előfordul, hogy egy általános megjegyzés nem ad elégséges információt ahhoz, hogy az érintett tételeket beazonosítsuk. A kézenfekvő megoldás: a tervezői kiírás oszlopa mellett egy „megjegyzés” oszlop szerepeltetése.
Sok cég már régebben alkalmazza azt az igen hatékony módszert, miszerint az egyes tételeket egy (vagy több) külön oszlopban szereplő címkével, a mi szóhasználatunkban kódokkal jelölik meg. Így például a költségvetés bármely szakágában is szerepel, az összes „gömbcsap”-ként kódolt tétel egyetlen mozdulattal kiszűrőzhető. Így könnyebb a beárazás: vagy akár az árak kódcsoportonként történő módosítása, összár-ellenőrzése is lehetségessé válik. Ehhez persze az szükséges, hogy a költségvetés minden szakága egyetlen táblázati oldalon szerepeljen: a gyakorlatban ez nem okoz problémát.
A kódolási feladat az azzal járó többletmunka miatt persze eleinte nem lesz népszerű: aki azonban gyakorlatot szerez a kalkuláció ilyen módon, kvázi adatbázisként való használatában, sokszor hatékonyabban képes a munkáját végezni.
4., Beszállítói ajánlatbekérések
A kódolás révén egyszerűen kiszűrőzhetőek, és egy erre szolgáló sablon táblázatban kiküldhetőek a beszállítóra szabott ajánlatkérések. Fontos, hogy ebben a táblázatban is szerepeljenek a projekt alapadatai, egyeztetés szükségessége esetére a tervező elérhetősége. Ma már gyakorlatilag minden beszállító email képes, ami ennek a részfeladatnak az elvégzését nagyban megkönnyíti. Érdemes a mindenkori beszállítói ajánlatbekéréseket egyetlen közös táblázatban nyilvántartani: ilyen módon idővel extra munka nélkül egy komoly címadatbázishoz juthatunk.
5., Árazás adatbázisból, árlistákból, illetve becsléssel
A költségvetés nagyobbik hányadának beárazása nem igényel előzetes ajánlatbekérést: ennek persze előfeltétele egy anyagárak tekintetében jól karbantartott normaidő gyűjtemény, valamint forgalmazói listaárak és rabattkondíciók rendelkezésre állása. Sajnos sok vezető feledkezik meg arról, hogy a vállalati áradatbázis karbantartása, bővítése rendkívül időigényes feladat, és ezt az időt effektíve természetesen az érdemi kalkulálástól veszi el. Javasolt 1-2 ezer tételnél nem nagyobb anyag- és normaidő gyűjteményt kialakítani: ez a mennyiség még belátható munka árán karbantartható marad.
Nagyon fontos, hogy a kalkuláció minden esetben a tényleges legalacsonyabb bekerülési árszinten történjen. Sajnos rendszeres probléma, hogy egy-egy tétel műszaki tartalma nem egyértelmű: az egyeztető tárgyalásokra való informálás céljára ilyenkor előirányzott, becsült költséget lehet megadni.
6., Árazás beérkező ajánlatok alapján
A beszállítói/alvállalkozói ajánlatok beérkezésére minimum 2-3 napot kell számolni: az adatbázisos árazás természetesen ennél sokkal előbb elkészül, a „holtidőként” jelentkező néhány napra egyéb munka ütemezése szükséges.
7., Fedezeti szorzók beállítása
A kalkulátor munkája a bekerülési költség számításával véget ér: a fedezeti szorzókat ezután a vállalkozási vezető feladata beállítani. Mára az a vitatható gyakorlat alakult ki, hogy a járulékos költségeket (felvonulás, szállítási költségek stb.) is a tételek árában kell szerepeltetni: ezeket a költségeket egzakt módon számba venni szinte lehetetlen feladat.
A jó kalkulációs táblázatban sok helyen lehetséges a szorzókat állítani: így például a teljes költségvetésre vonatkozóan (ez leginkább valutában kifejezett összegek igénye esetén használható), szakáganként, vagy akár minden egyes tétel anyag/díj egységárára vonatkozóan.
8., Kimeneti formátum előállítása, ajánlati nyilvántartás kitöltése, kiküldés
A kimeneti formátum a kalkulációs formátumtól abban különbözik, hogy már nem tartalmaz a vállalat belső ügyeit érintő bizalmas információkat (pl. fedezeti szorzók).
Az ajánlati nyilvántartás második fele, azaz a kibocsátással összefüggő információk csak ebben a fázisban válnak véglegessé, így némi adminisztráció ismételten szükségessé válik.
Az ajánlatok kiküldése legtöbbször a nagy terjedelem miatt úgy történik, hogy cégszerűen aláírt, főösszesítőt tartalmazó kísérőlevél mellé a tételes költségvetés e-mailen kerül eljuttatásra.
9., Pályázat nyomonkövetés
Ez a feladat érzékeny pontja a vállalkozási munkának: a gyakorlatban személyes kontaktus kialakítását és egyeztető tárgyalásokon való részvételt feltételez, mindenképpen vállalkozás vezetői (és nem kalkulátori!) feladat.
***
Mivel az ajánlatadásokat a vállalatok térítésmentesen kénytelenek végezni, valamint mert az érdemi szerződéssé váló ajánlatok száma rendszerint elenyésző a kiadott ajánlatokhoz képest, fontos az ajánlatadásra szánt idő lehetőség szerinti leszorítása: emiatt célszerű a fenti munkafázisokhoz minimum-maximum munkaidőket meghatározni, az ajánlatkészítés hatékonyságát folyamatosan fejleszteni – japánból elterjedt szervezési kifejezéssel élve ez a „kaizen”.
-VÉGE-
(C) 2007. Gerhardt Norbert épületgépész mérnök;
Havai Balázs informatikus, programozó
Megjelent a Magyar Installateur 2008. március-áprilisi számában
|
